Comment fonctionne un circuit d’approbation
Un document, un leader, des validateurs, et une règle de décision stricte.
Les trois rôles
| Rôle | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Initiateur | Crée la demande, choisit le document et les participants. Il ne décide pas, sauf s’il est aussi leader ou validateur. |
| Leader | Annote le document et prend la première décision. Obligatoire, et unique. |
| Validateur | Reçoit le document annoté et approuve ou refuse. Plusieurs possibles, y compris aucun. |
Le déroulé d’un cycle
1
La demande est créée
L’initiateur choisit un PDF déjà présent dans le projet, saisit un titre, désigne le leader et les validateurs, et peut joindre un message.
2
Le leader annote et décide
Lui seul dispose des outils d’annotation. Il valide et envoie aux validateurs, ou il refuse.
3
Les validateurs décident
Ils consultent le document annoté en lecture seule, puis approuvent ou refusent. Ils sont notifiés dès que le leader a validé.
4
Le cycle se conclut
Il devient approuvé ou refusé. Un cycle approuvé approuve la demande entière.
!
Si le leader refuse, le cycle est refusé immédiatement et les validateurs ne sont pas sollicités. Le document annoté n’est d’ailleurs produit que si le leader valide : en cas de refus, seul son motif est consultable.
La règle de décision
| Situation | Résultat du cycle |
|---|---|
| Tous les participants approuvent | Cycle approuvé, demande approuvée |
| Un seul participant refuse | Cycle refusé, sans attendre les autres |
| Des décisions sont encore en attente | Cycle en cours |
i
Il n’y a pas de majorité : un refus suffit à refuser, et l’accord de tous est nécessaire pour approuver. Un refus exige toujours un motif écrit.
Après un refus
L’initiateur voit apparaître le bandeau « Document refusé, corrections requises » et peut soumettre une nouvelle version. Cela ouvre un nouveau cycle, avec les mêmes leader et validateurs, dont les décisions repartent à zéro. Le leader est notifié.
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La nouvelle version repart du document d’origine, pas de la version annotée. Si le document a été corrigé entre-temps, déposez la correction comme nouvelle version du fichier dans l’Explorer avant de resoumettre : le circuit reprendra le fichier à jour.
Les états d’une demande
| État | Signification |
|---|---|
| En cours | Un cycle est ouvert, des décisions sont attendues |
| Approuvé | Un cycle a recueilli l’accord de tous |
| Annulée | L’initiateur a interrompu la demande |