Lancer une demande d’approbation
Un document, un leader, des validateurs.
Avant de commencer
Le document doit déjà être dans le projet : on ne dépose pas de fichier depuis le module Approbations. Déposez-le d’abord dans l’Explorer, à l’emplacement qui convient.
Créer la demande
1
Choisir le document
La liste ne propose que les PDF du projet. Une recherche aide à le retrouver.
2
Donner un titre
Obligatoire. C’est ce que verront les participants dans leurs listes et leurs notifications.
3
Désigner le leader
Obligatoire, et unique. C’est lui qui annotera le document et décidera en premier.
4
Choisir les validateurs
Autant que nécessaire, ou aucun. Le leader n’apparaît pas dans cette liste.
5
Classer et introduire
Un dossier et un message d’accompagnement, tous deux facultatifs.
i
Si la création est refusée, le message rappelle les trois champs obligatoires : le fichier, le titre et le leader.
Bien choisir le leader
Le leader est le seul à disposer des outils d’annotation, et sa décision conditionne la suite : s’il refuse, le cycle s’arrête et les validateurs ne sont pas sollicités. Choisissez la personne qui doit marquer le document, pas celle qui se contentera d’un avis.
Ce qui se passe ensuite
Le leader est notifié et le document l’attend. Vous suivez l’avancement dans la liste, colonne Cycle actuel, ou dans le détail de la demande, qui présente l’historique complet.
Annuler ou supprimer
| Action | Qui | Effet |
|---|---|---|
| Annuler | L’initiateur, tant que la demande est en cours | La demande s’arrête, l’historique reste consultable |
| Supprimer | Selon les droits | La demande disparaît définitivement |
*
Classez vos demandes dans des dossiers dès le début : la racine n’affiche que les demandes sans dossier, ce qui donne vite une liste trompeuse si tout y reste.